Maar voordat je medewerkers in beeld brengt, is een zorgvuldige aanpak van belang. Niet alleen uit respect voor je team, maar ook omdat elk bedrijf zich aan privacywetgeving moet houden.
Hoe zorg je dat een fotoshoot goed georganiseerd wordt en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?
Waarom vallen foto’s van medewerkers op kantoor onder de AVG?
Foto’s van medewerkers vallen onder de AVG omdat het gaat om persoonsgegevens. Dat betekent: toestemming is nodig om foto’s te mogen vastleggen en gebruiken. Deze toestemming moet vrij en expliciet zijn. Werknemers moeten weten waarvoor ze instemmen.
Zorg dat je een toestemmingsformulier maakt waar dit duidelijk omschreven is. Meedoen met een fotoshoot moet vrijwillig gebeuren. Ook kunnen medewerkers achteraf hun toestemming intrekken.
Hoe vraag je toestemming voor fotografie op kantoor en leg je dit juridisch goed vast?
Werk dus met een toestemmingsformulier (ook bekend als ‘model release’ of quitclaim), waarin je duidelijk aangeeft waar de foto’s voor gebruikt kunnen worden. Bijvoorbeeld voor gebruik op de bedrijfswebsite, nieuwsbrieven, LinkedIn en in print voor brochures.
Vermeld ook dat medewerkers toestemming altijd kunnen intrekken. Dit voorkomt misverstanden en zorgt dat je een goede basis hebt.
Hoe krijg je medewerkers enthousiast om mee te doen aan een fotoshoot op kantoor?
Het is duidelijk dat personeel vrijwillig toestemming moet geven en dat je niemand kan verplichten om mee te doen met een fotoshoot. Toch is het voor de communicatie- of marketingafdeling van belang dat er mensen meedoen met een fotoshoot. Hoe krijg je dat voor elkaar?
Wees transparant! Leg het doel van de shoot uit. Bijvoorbeeld voor de inzet voor communicatie of personeelswerving. Dit vergroot de bereidheid om mee te doen. Leg uit waarom stockbeelden en AI-plaatjes niet geschikt zijn voor jullie bedrijfscommunicatie. Echte foto’s helpen jullie bedrijf om te laten zien wie jullie zijn. Dat kan gunstig zijn richting klanten en nieuwe werknemers. Echte foto’s dragen bij aan authenticiteit. (Lees: Een goede LinkedIn profielfoto is het halve werk).
Creëer draagvlak bij het management
Wat heb je nodig voor een succesvolle en AVG-proof bedrijfsfotoshoot?
Zorg dat jullie gaan werken met een fotograaf die ervaring heeft met portret- en bedrijfsfotografie. Dat zorgt ook voor vertrouwen bij het personeel. Bepaal samen wie wordt gefotografeerd, wanneer en in welke setting. Jullie hebben vast een idee van het soort foto’s dat je wilt laten maken. Daarom is het belangrijk dat goed aan een fotograaf door te geven. Dat kun je doen door een goede, specifieke fotografiebriefing te maken. Hier kun je lezen wat er komt kijken bij het schrijven van een goede fotografiebriefing.
Laat mensen, waar mogelijk, fotograferen in hun vertrouwde omgeving. Dat geeft echtheid en comfort. En zorg dat je tijdens de fotoshoot voldoende personeel hebt ingepland. Want tijdens een fotoshoot zou het kunnen dat het gewone werk even blijft liggen. En dat bedankje na deelname. Dit verhoogt het gevoel van betrokkenheid en waardering.
Heel veel meer informatie over opdrachtfotografie en de werkwijze kun je vinden op de website van Wilmar: werkwijze fotografie.
Veel succes met de voorbereidingen van jullie fotoshoot!
-=-=-=-=-
Meer weten hoe je je bedrijfsfoto’s in je contentstrategie in kunt zetten? En hoe je je collega’s aanzet om actief te worden op LinkedIn? Lees dit artikel ‘Meer power in je LinkedIn bedrijfspagina’ en check hier wat een LinkedIn training voor je team in kan houden.
Over Wilmar Dik
Wilmar is beroepsfotograaf en cameraman en maakt vaak foto’s en video’s voor bedrijven die gebruikt kunnen worden binnen de arbeidsmarktcommunicatie. Deze specialisatie van Wilmar is te vinden op video en fotografie voor arbeidsmarktcommunicatie. Hier staan veel voorbeelden van Portretten voor LinkedIn.
